Ein unzureichend strukturiertes Confluence kann sich negativ auf die Klarheit und Effizienz im Team auswirken, was sogar problematischer sein kann als eine geringe Nutzung, bei der Confluence lediglich als inaktives Datendepot dient.
Um solche Herausforderungen zu vermeiden, ist es entscheidend, von Beginn an bewährte Praktiken zu implementieren:
Good Practices
Frühzeitige Vorbereitung auf Wachstum: Durch die Einfachheit in der Anwendung wird Confluence oft schnell und manchmal auf unerwartete Weise adoptiert, was zu Problemen der Inhaltsqualität führen kann. Es ist wichtig, dass Teams frühzeitig ein Bewusstsein für die Pflege von Inhalten entwickeln.
Strukturierung der Spaces planen: Vorab die Strukturierung von Spaces, Space-Kategorien und Sitemaps zu planen, verbessert die Lesbarkeit und Auffindbarkeit von Inhalten. Hier gilt es auf eine gesunde Balance zwischen Restriktionen und Freiheiten zu finden. Professionelle Apps können dabei helfen, Confluence besser an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen.
Nutzung von Lebenszyklusregeln für Inhalte: Die Genauigkeit von Informationen in Confluence ist entscheidend, da sie oft strategische Geschäftsentscheidungen unterstützen. Ein gut durchdachtes Lebenszyklusmanagement hilft dabei, veraltete oder irreführende Informationen zu vermeiden. Als Standard haben sich 6 Monate bewährt. Mit Confluence Automation kann man z.B. den Space oder Page Owner mit einer Mail benachrichtigen und den Status der Seite auf z.B. “To be reviewed” setzen.
Archivieren veralteter Informationen: Veraltete Seiten sollten archiviert werden. Das kann mit Confluence Automation passieren oder durch den Content-Manager. Löschen sollte man als Content-Manager vermeiden. Man weiß nicht immer, ob der Inhalt doch noch gebraucht wird. Die Hürde gerade fremden Inhalt aufzuräumen ist beim Archivieren viel geringer als zum Löschen.
Mit Templates arbeiten: Es gibt kaum eine größere Hürde, als eine leere Seite. Und Seiten-Templates setzen Standards. Mit Templates lassen sich immer gleiche Strukturen wie Meetingprotokolle oder Projektposter aufbauen. Der Autor weiß genau, welche Informationen benötigt werden und der Leser muss nicht lange nach der benötigten Information suchen, da er den jeweiligen Seitenaufbau schon kennt.
Doppelte Informationen vermeiden: Bevor man neue Inhalte in Confluence einpflegen will, sollte man erst danach suchen. Ist schon ein Kollege auf die Idee gekommen, das Gleiche zu tun?
Analyse der Seitenzugriffe: Es ist entscheidend, zu verstehen, wie häufig und intensiv bestimmte Seiten genutzt werden. Sind Seiten mit wichtigen Informationen möglicherweise unbesucht? Liegt die geringe Besucherzahl eventuell daran, dass die Seiten nicht die relevanten Informationen enthalten? Durch den Einsatz von Tools wie Confluence Analytics können solche Nutzungsmuster analysiert und die Inhalte gegebenenfalls neu strukturiert werden, um die Zugänglichkeit und Relevanz zu optimieren.
Erstellung und Vermittlung von Richtlinien: In größeren Organisationen kann es äußerst vorteilhaft sein, ein Kommunikationsmanifest zu entwickeln. Dieses dient als Leitfaden für die einheitliche Aufbereitung von Informationen. Ähnlich wie bei Vorlagen führt eine konsistente Darstellung der Inhalte zu einer effizienteren und klareren Informationsverarbeitung.
Einen Content-Manager benennen: Für die meisten der genannten Content-Management-Praktiken, macht es Sinn eine verantwortliche Person, die auf die Beachtung dieser achtet. Auch wenn man Nutzer erziehen kann, ist es nicht immer eine beliebte Rolle. Im Zweifelsfall kann man die Rolle des Content-Managers alle paar Monate rotieren lassen.
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