6. April 2022 - Agnieszka Sienkiewicz (Big Picture)
The following content is a translation of a blog post written and published by BigPicture. The original content in English is available on the BigPicture website.
Was ist so toll an der Zeiterfassung in Projektmanagement-Anwendungen?
Erstens können sie Ihnen helfen, Vermutungen durch Mathematik zu ersetzen, um die Schätze der Projektausführung genauer zu machen.
Zweitens ermöglichen sie Ihnen, die Erkenntnisse zu gewinnen, die Sie zur Steigerung der Produktivität und zur Aufrechterhaltung eines gesunden Arbeitsablaufs benötigen.
Und drittens erfolgt die Zeiterfassung automatisch, wenn Sie entsprechende Anwendungen verwenden.
Mit relevanten Anwendungen meinen wir robuste Tools wie Jira. Aber selbst die Zeiterfassungsfunktionen von Jira können unzureichend sein, wenn Sie genaue Zeiterfassungsbögen und Protokolle benötigen. Hierfür benötigen Sie Software wie BigPicture und BigGantt, die auf den nativen Zeiterfassungsfunktionen von Jira aufbaut, um Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Zeit und Ihr Projekt zu geben. Werfen wir zunächst einen Blick darauf, was Sie mit der nativen Zeiterfassungsfunktion von Jira tun können. Dann sehen wir uns an, wie BigPicture und BigGantt diese Funktionalität erweitern können.
Zeiterfassung mit Jira: Metriken und Berichte
Die Zeiterfassungsfunktion in Jira ist in den meisten Projekten standardmäßig aktiviert, so dass Sie sie sofort nutzen können. Wenn Sie die Zeiterfassungsfunktion deaktiviert haben (oder den einzelnen am Projekt beteiligten Benutzern die erforderlichen Berechtigungen erteilen möchten), kann eine Person mit Administratorrechten die Zeiterfassungseinstellungen konfigurieren. Mit der Zeiterfassungsfunktion können Sie Zeiterfassungsberichte erstellen. So können Sie sehen, wie viel Zeit Ihre Teams für Aufgaben aufwenden, und sicherstellen, dass die ursprünglichen Zeitvorgaben eingehalten werden.
Jira-Zeitmetriken
Es gibt vier Jira-eigene Metriken (Tracking-Felder), mit denen die für Aufgaben aufgewendete Zeit verfolgt werden kann
Ursprüngliche Schätzung - Die ursprüngliche Schätzung der Gesamtzeit, die für die Bearbeitung dieser Frage benötigt wird.
Verbleibende Schätzung - Die aktuelle Schätzung der verbleibenden Zeit, die für die Bearbeitung dieser Frage benötigt wird.
Aufgewandte Zeit - Die insgesamt für ein bestimmtes Problem aufgewendete Zeit.
Genauigkeit - Die Genauigkeit der ursprünglichen Schätzung im Vergleich zur aktuellen Schätzung für dieses Problem. Es handelt sich um die Differenz zwischen der Summe der Felder Aufgewandte Zeit und Verbleibende geschätzte Zeit und dem Feld Ursprüngliche Schätzung.
Sie können die Zeit auf zwei Arten erfassen. Entweder durch Eingabe der Werte in die Felder Ursprüngliche Schätzung und Verbleinde Schätzung für einzelne Tickets. Oder indem Sie mehrere Tickets mit der Funktion Massenänderung bearbeiten. Alle diese Aktivitäten werden manuell durchgeführt.
Um mit der Zeiterfassung zu beginnen, öffnen Sie zunächst die Aufgabeneinstellungen von Jira, indem Sie auf ein Element in der Board-Oberfläche klicken. Geben Sie dann eine Zeitschätzung für eine Aufgabe in Stunden oder Tagen ein (standardmäßig 1d = 8h) und nehmen Sie einen Zeiteintrag vor, sobald Sie die Arbeit an der Aufgabe beendet haben. Wenn Sie fertig sind, können Sie die für die Aufgabe aufgewendete Zeit und die verbleibende Zeit überprüfen.
Zeiterfassungsberichte in Jira
Der Zeiterfassungsbericht in Jira zeigt die Zeiterfassungsdaten von Aufgaben für eine bestimmte Projektversion an. Er zeigt die ursprüngliche Schätzung, die geschätzte verbleibende Zeit und die für alle Aufgaben aufgewendete Zeit an, so dass Sie überprüfen können, ob Sie der ursprünglichen Schätzung voraus sind oder hinterherhinken.
Um den Zeiterfassungsbericht in Jira zu erstellen, navigieren Sie zu Ihrem Projekt und wählen Sie Berichte in der linken Seitenleiste. Scrollen Sie dann nach unten zum Abschnitt Prognose & Management und wählen Sie Zeiterfassungsbericht. Es werden vier Felder angezeigt, die jeweils ein Dropdown-Menü enthalten: Losversion, Sortieren, Aufgaben und Erfassung von Unteraufgaben.
Lösungsversion: Wählen Sie die Version aus, für die Sie einen Bericht erstellen möchten. Alle Probleme, die zu einer bestimmten Version gehören, werden in den Bericht aufgenommen.
Sortierung: Wählen Sie, wie Sie Ihre Probleme sortieren möchten. Die Option Am wenigsten abgeschlossene Probleme zeigt die Probleme beginnend mit der höchsten geschätzten Restlaufzeit an. Bei der Option Am meisten abgeschlossene Ausgaben werden die Ausgaben beginnend mit der niedrigsten geschätzten Restlaufzeit angezeigt.
Vorgänge: Wählen Sie Alle, um alle Vorgänge, die zu der gegebenen Version gehören, in Ihren Bericht aufzunehmen. Wenn Sie keine Vorgänge benötigen, die abgeschlossen sind (geschätzte Restlaufzeit = 0) oder deren Zeit nicht verfolgt wird (keine ursprüngliche Schätzung festgelegt), dann wählen Sie nur unvollständige Vorgänge.
Aufnahme Sub-Task: Wählen Sie aus, welche Unteraufgaben Sie in den Bericht aufnehmen möchten. Je nach Wahl können die übergeordneten Vorgänge zur zuvor ausgewählten Version gehören oder überhaupt keine Version zugewiesen haben.
Klicken Sie auf Weiter um den Bericht zu generieren
Ist Jira für die Zeiterfassung geeignet?
Die Zeiterfassungsfunktion von Jira ist ziemlich ineffizient, da Sie Ihre Stunden manuell in die Zeiterfassungsfelder eingeben und Ihre Zeit für jedes Ticket erfassen müssen. Auch die native Funktion von Jira ist recht begrenzt. Einerseits gibt sie Ihnen einen gewissen Einblick in die Arbeitsprotokolle für ein bestimmtes Ticket. Auf der anderen Seite können Sie nicht ohne weiteres herausfinden, wie viel Zeit ein bestimmter Benutzer aufgewendet hat, da Sie Ihre Arbeit nur auf dem jeweiligen Bildschirm eines Tickets protokollieren können.
Außerdem gibt es weder eine separate Seite, auf der Sie Ihre Arbeitsprotokolle gemeinsam verwalten können, noch eine spezielle Seite, auf der Sie die Zusammenfassung der protokollierten Zeiten für andere Mitarbeiter einsehen können. Alles, was Sie bekommen können, sind die grundlegenden Berichtsfunktionen, die nicht genügend Informationen über das Engagement und die Effizienz des Teams in einem bestimmten Sprint liefern.
Erweiterung der Jira-Zeiterfassung mit Big Picture und Big Gantt
Da Jira keine breite Palette von Zeiterfassungsergebnissen bietet, wenden sich die Benutzer an den Atlassian Marketplace, wo sie eine Vielzahl von Plugins (Add-ons) finden, die die Unzulänglichkeiten von Jira kompensieren. Für eine bessere Zeiterfassung können Sie die Funktionalität von Jira ganz einfach durch die Integration von Big Picture oder BigGantt erweitern, um Ihre Projekte (oder Portfolios) direkt in den Dashboards der Jira-Software effizienter zu planen, zu verfolgen und zu optimieren.
Fortschritte und Gesamtzeit messen
Stellen Sie sich vor, dass Sie das, was Sie im Zeiterfassungsbericht von Jira sehen, in Ihrem Projekt-Dashboard sehen können - ohne irgendwelche Berichte erstellen zu müssen. Auf diese Weise können Sie Ihr Projekt in Big Picture und BigGantt betrachten.
Die Fortschrittsberechnung in Ihren Projekten basiert auf den nativen Zeiterfassungsfeldern von Jira (ursprünglicher Schatz, geschätzte verbleibende Zeit und aufgewendete Zeit). In BigPicture und BigGantt heißen diese Felder Original Estimate, Remaining Estimate bzw. Spent Time. Das Gegenstück zur Jira-eigenen Accuracy-Metrik heißt in BigPicture und BigGantt Work Ratio. Work Ratio vergleicht die aufgewendete Zeit mit dem ursprünglichen Schatz und visualisiert das Ergebnis in Form von Statusbalken, nicht nur in Prozentzahlen.
Mit BigPicture oder BigGantt können Sie die protokollierte Zeit von Elementen auf niedriger Ebene zusammenfassen, z. B. von Teilaufgaben oder Geschichten. Sie können die Schätze in "Pretty"-Einheiten (Vollzeit), Tagen, Stunden oder Dezimalzahlen anzeigen. Im folgenden Bildschirmfoto wird die Zeit in "Pretty" angezeigt.
Sie können zwischen verschiedenen Aggregationsfunktionen wählen, wie z. B.:
• None
• Minimum
• Maximum
• Sum
• Sum, without parent
• Average
• Average, without parent
Sie können jede dieser Funktionen auf jedes Zeiterfassungsfeld anwenden und die Schätzungen werden automatisch angepasst. In der folgenden Abbildung werden die Zeitfelder mit der Funktion "Sum, without parent" zusammengefasst.
Darüber hinaus können Sie die Spalten in der Ansicht verwalten und anpassen, indem Sie Zeitfelder hinzufügen oder löschen (es gibt viele andere Felder, die Sie hinzufügen können) oder durch Ziehen eines der Felder ihre Reihenfolge ändern.
Jira-Aggregation vs. BigPicture- oder BigGantt-Aggregation
Wie können Sie ähnliche Ergebnisse erzielen, ohne BigPicture/BigGantt zu verwenden? Um ähnliche Aggregate in Jira selbst zu berechnen, müssten Sie JQL verwenden. Jira verfügt jedoch nicht über eine vollständig entwickelte Work Breakdown Structure. So fehlen zum Beispiel Programm-zu-Epic-, Portfolio-zu-Programm- und benutzerdefinierte-zu-benutzerdefinierte Verknüpfungen. Mit Jira-Add-ons wie BigPicture können Sie jedoch den Fortschritt ganzer Projekte und Portfolios verfolgen.
BigPicture und BigGantt - automatische Synchronisierung von Verzögerungen
Die Balken des Gantt-Diagramms in der Zeitleiste können automatisch synchronisiert werden, um alle von Teammitgliedern gemeldeten Verzögerungen anzuzeigen. Gehen Sie zu Jira administration > Applications > Manage apps > BigGantt configuration [or BigPicture configuration] > Task configuration..
Scrollen Sie dann ein Stück nach unten, um das Feld Enddatum zu finden. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Time Spent+ Remaining Estimate.
Ressourcen und Kapazität
Die Ansicht "Ressourcen" (in BigPicture als Modul "Ressourcen" und in BigGantt als Panel "Ressourcen" verfügbar) gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über die Kapazität von Einzelpersonen oder eines Teams im Zeitverlauf. Sie weisen einzelnen Benutzern Aufgaben zu, um ihre Kapazität und die Gesamtkapazität des Teams innerhalb eines Programmschrittes zu bestimmen.
Farbcodierte Kapazität und Schwellenwert
Die Ressourcenansicht zeigt die Kapazität indirekt durch die Verwendung von Farbkodierung an (unterer rechter Quadrant im Screenshot unten). Der Kapazitätsschwellenwert ist wie folgt: Die grüne Farbe zeigt an, dass die Ressource unterbelegt ist (0 - 75 %), die orange Farbe, wenn die Arbeitslast moderat ist (75 - 100 %), und die rote Farbe, wenn die Kapazität überschritten ist (> 100 %). BigPicture Enterprise ermöglicht zusätzlich die Anpassung von Farbcodes und Schwellenwerten.
Die Zahlen in den farbcodierten Balken zeigen die Summe aller Aufwände an, die einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen wurden. Sie können den Aufwand durch die ursprüngliche Schätzung, die verbleibende Schätzung oder die aufgewendete Zeit ausdrücken. Sie können auch Fähigkeiten für einzelne Teammitglieder angeben und die Kapazität einer bestimmten Fähigkeit über Programmstufen hinweg visualisieren.
Workload Contouring
Es gibt noch eine weitere Funktion, die Ihnen helfen wird, die Arbeitslast effizienter auf Ressourcen und Projekte zu verteilen, nämlich die Workload Contouring. Sie ermöglicht es, die Arbeitslastverteilung für eine bestimmte Aufgabe zu ändern und festzulegen, wie der Aufwand eines bestimmten Teammitglieds über einen Aufgabenzeitraum verteilt wird. Sie können aus mehreren Konturierungsmodi wählen. Und wenn Sie sich für BigPicture Enterprise entscheiden, können Sie zur manuellen Konturierung wechseln, um mehr Flexibilität und Kontrolle über die Zeit Ihres Teams zu erhalten.
Zeitmanagement von Einzelpersonen und Teams
Mit Ressourcen können Sie Teams, Workload-Pläne und Urlaubspläne hinzufügen und verwalten. Auf diese Weise können Sie Einzelpersonen und Teams ein angemessenes (und gleichmäßiges) Arbeitspensum zuweisen (um einen gesunden Arbeitsablauf zu gewährleisten). Die Personalabteilung hingegen kann die wöchentliche und monatliche Höchstarbeitszeit jedes Mitarbeiters verfolgen.
Tipp: Sie können Ihre Ressourcenansicht nach Excel exportieren und die Daten mit Excel-Funktionen weiterverarbeiten (hierfür ist die BigTemplate-App erforderlich).
Zeiterfassungsfelder in Issue Cards
Das Modul Risiken in BigPicture ist eine Möglichkeit, Risiken zu dokumentieren und zu visualisieren. Sie können für bestimmte Bereiche bestehen und in Form einer Matrix und Tabelle angezeigt werden. Sie erhalten auch eine Heatmap-Option für die Matrix, die die Farbe der Tickets entsprechend ihrer Position in der Matrix ändert. Es ist auch möglich, Risiken für bestimmte Datumsbereiche zu konfigurieren.
Sie können die Risikokarten so anpassen, dass sie die Felder der Zeiterfassung (und andere Felder) sowie Fortschrittsbalken enthalten. Gehen Sie dazu zu
BigPicture > App settings > Administration > Risks > Card Views.
Im mittleren Bereich sehen Sie eine Risikokarte und rechts die Liste der Felder, die Sie zu Ihrer Risikokarte hinzufügen können. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) auf einer Karte, um ein leeres Feld aufzurufen, und ziehen Sie das Zeiterfassungsfeld in dieses leere Feld auf einer Karte. Sie können dasselbe mit anderen zeitbezogenen Feldern tun (z. B. Zeitaufwand, Enddatum usw.), je nachdem, was Sie brauchen.
Tempo-Integration
Tempo Timesheets für Jira ist ein Standardwerkzeug für viele Personal- und Buchhaltungsabteilungen. Sie könnten sich jedoch für die BigPicture-App entscheiden. BigPicture für Jira Server/Data Center kann Teams, Fertigkeiten, Arbeitslastpläne und Urlaubspläne anzeigen, die Sie in Tempo Timesheets, Planner und Budgets definiert haben. Um die Synchronisierung zwischen BigPicture und Tempo aufrechtzuerhalten, benötigen Sie die BigPicture Enterprise-Erweiterung.
Über die Autorin
Inhaltsverfasserin bei BigPicture. Zuvor hat Aggie für SaaS-Unternehmen gearbeitet und speziell über eCommerce und Marketing geschrieben. Als kontinuierliche Lernerin und Verfechterin des Wissensaustauschs erstellt sie Inhalte für Anfänger und Fortgeschrittene. Sie liebt saubere pflanzliche Lebensmittel und morgendliches Training.
Images courtesy of BigPicture .