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  • AutorenbildStephan Hannach

Multiprojekt Management - Dependencies in Jira: Best Practices und Management

Aktualisiert: 7. Okt. 2023




Abhängigkeiten im Projektmanagement müssen kein Fluch sein. Ja; sie benötigen eine durchdachte Planung, um Risiken zu minimieren. Besonders wenn Sie über die Grenzen des Projekts hinausgehen, und somit den Fokus in eine andere Richtung lenken. Aber mit Jira Projektmanagement Tools gewappnet, können Sie damit umgehen.


Wir werden herausfinden, wie man Ticketlinks dazu benutzen kann, um Cross-Project-Abhängigkeiten zu managen. Anschließend gehen wir weiter zu Jiras Möglichkeiten mit den Add-Ons BigPicture und BigGantt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie deren Funktionalitäten nutzen können, um Cross-Project-Abhängigkeiten zu erstellen und somit ihre Verwaltung einfach und effizient zu gestalten.


Darum geht es:

  • Was sind Cross-Project-Abhängigkeiten?

  • Nutzung von Ticketlinks, um sie mit Cross-Project-Abhängigkeiten zu verbinden

  • Umgang mit Cross-Project-Abhängigkeiten

  • Best Practices für die Bearbeitung von Cross-Project-Abhängigkeiten


Was sind Cross-Project-Abhängigkeiten?

Unter projektübergreifender Abhängigkeit versteht man einen Zusammenhang zwischen zwei oder mehr Projekten. Es weist darauf hin, dass eine Aufgabe auf eine andere Aufgabe eines anderen Projektes bezug nimmt.


Sie können projektübergreifende Abhängigkeiten auf verschiedene Weise nutzen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt so läuft, wie es sollte. Wenn Sie zum Beispiel Folgendes tun möchten:


  • Legen Sie ein Datum fest, an dem eine Aufgabe von Projekt A erst beginnt, wenn die Aufgabe von Projekt B beginnt oder endet. Ein solcher Zusammenhang hilft Ihnen sicherzustellen, dass die Funktionen oder Ressourcen, die zum Ausführen einer Aufgabe erforderlich sind, verfügbar sind.

  • Informieren Sie sich über Änderungen der Aufgabendaten einer abhängigen Aufgabe aus einem anderen Projekt. Auf diese Weise können Sie die Auswirkungen einer solchen Änderung auf die abhängigen Vorgänge in Ihrem Projekt einschätzen.

  • Planen Sie den Zeitraum einer Aufgabe in Ihrem Projekt neu, die von abhängigen Aufgaben aus einem anderen Projekt beeinflusst wird. Ein aktueller Zeitplan stellt sicher, dass Ihr Team zur richtigen Zeit mit der Arbeit an einer bestimmten Aufgabe beginnt.


Unterschied zwischen projektübergreifenden Abhängigkeiten (cross-project dependency) und zwischenprojektlichen Abhängigkeiten (inter-project dependency)

Eine projektübergreifende Abhängigkeit bezieht sich auf die Beziehung zwischen Aufgaben (Start/Ende), die zu verschiedenen Projekten gehören. Auf der anderen Seite beruht eine zwischenprojektliche Abhängigkeit auf den Liefergegenständen eines Projekts. Mit anderen Worten: Eine Aufgabe in Projekt A hängt davon ab, dass ein Liefergegenstand in Projekt B (statt einem Start-/Enddatum) abgeschlossen ist, bevor sie beginnen oder enden kann.


Jira Issue Links zum Verknüpfen von projektübergreifenden Aufgabenabhängigkeiten

In Jira gibt es keine Abhängigkeitslinks. Aber es gibt Ticket-Links, mit denen Sie Aufgaben aus verschiedenen Projekten verknüpfen können, um anzuzeigen, dass eine Aufgabe von einer anderen abhängt. Es gibt zwei Standardtypen von Jira Issue Links, die als Abhängigkeitslink dienen können.

Diese sind:

  • Blocked: blocks / is blocked by

  • Relates: relates to / relates to


Wie funktionieren Links zu blockierten und verwandten Tickets?

Stellen Sie sich vor, Sie haben zwei Tickets: A und B, und Sie möchten angeben, dass Ticket A von Ticket B abhängt. Indem Sie A und B mit dem Ticket-Link-Typ „Blocks“ verknüpfen, wird Ticket B zum „Blocker“ (Ticket B blockiert Ticket A). Während Vorgang A durch Vorgang B blockiert wird, bedeutet dies, dass Vorgang A nicht übergehen (starten oder enden) kann, bis Sie den Status von Vorgang B auf „Fertig“ ändern.

In ähnlicher Weise könnten Sie den Link „Relates“ verwenden, um auf eine Verbindung zwischen zwei Tickets hinzuweisen. Aber keiner dieser beiden Links wird Ihnen sagen, wie zwei Tickets miteinander zusammenhängen (d.h. welches zuerst beginnen oder enden soll). Das liegt daran, dass sie nur „relates“ und „blocks“ sagen. Obwohl Sie Ticket-Links verwenden könnten, um Aufgaben aus verschiedenen Projekten zu verknüpfen, sind sie ohne angemessene Beschreibungen nicht sehr informativ.

Außerdem sind Ticket-Links in Jira einfach Labels. Selbst wenn Sie also zwei Tickets miteinander verknüpfen, indem Sie einen der in Jira verfügbaren Ticket-Links (einschließlich benutzerdefinierter) verwenden, verhindert keiner von ihnen den Übergang von Aufgaben. Mit anderen Worten, wenn Ticket A von Ticket B blockiert werden soll, wird Ticket A trotzdem beginnen oder enden – ein Ticket-Link wird sie nicht daran hindern.


Wie erstelle ich projektübergreifende Ticket-Links in Jira?

Sie erstellen projektübergreifende Links genau so, wie Sie einen Vorgangslink zwischen Vorgängen erstellen würden, die zu demselben Projekt gehören. Sie navigieren zu dem Ticket, das Sie verknüpfen möchten, wählen einen Issue-Link-Typ aus und suchen die Zielaufgabe anhand ihres Schlüssels (z. B. OA-66).



Sie können jedes Ticket mit anderen verlinken, solange Sie die Berechtigung haben, die Tickets in anderen Projekten anzuzeigen.


Wie verfolgt man projektübergreifende Ticket-Links in Jira?

Da das native Jira keine Issue-Links auf Projektboards (oder anderswo) visualisiert, können Sie keine projektübergreifenden abhängigen Aufgaben anzeigen. Aber es gibt ein paar „Hacks“, die Sie ausprobieren könnten, die es Ihnen ermöglichen würden, voneinander abhängige Aufgaben projektübergreifend nachzuschlagen und zu verfolgen.


Jira gibt Filter-Plugin aus

Ein einfaches Add-On könnte Ihnen helfen, Projekt A-Tickets mit einem bestimmten Ticket-Link-Typ zu filtern. Verwenden Sie diese Ergebnisse dann, um die Tickets aus den anderen Projekten anzuzeigen.


Zwei seperate Task Boards

Sie können separate Boards für jedes Projekt mit mindestens einem abhängigen Task erstellen. Nehmen wir zur Erläuterung an, Sie haben zwei klassische Projekte am Laufen. Für das erste Projekt erstellen Sie ein reguläres Issue-Board und legen auf diesem Board Filter fest, die nur auf Issues dieses Projekts angewendet werden. Sie erstellen ein „projektübergreifendes“ Board für das zweite Projekt, das abhängige Tickets aus anderen Projekten enthalten würde. Damit es funktioniert, müssen Sie Filter auf diesem Board wie folgt konfigurieren:

project = MYPRJ or labels = MYPRJ ORDER BY Rank ASC

Wenn also eine Aufgabe aus einem anderen Projekt eine Bezeichnung hat, die dem Projektschlüssel des Projekts entspricht, von dem sie abhängen, wird sie auf der „projektübergreifenden“ Tafel angezeigt.


Workflows

Sie können verhindern, dass Ihre Issues sich wechseln (z.B., wenn Sie nicht möchten, dass ein Ticket vor dem anderen beginnt), indem Sie Ihre Workflows entsprechend konfigurieren. Darüber hinaus könnten Sie mit einem Add-On, dass Bedingungen, Validatoren und Post-Funktionen für Ihren Workflow bereitstellt, einen Übergang deaktivieren, solange ein blockierender Issue-Link vorliegt. Eine solche Lösung würde die Möglichkeit einer manuellen Statusaktualisierung für jeden Issue reduzieren.


Wie Sie sich vorstellen können, sind diese „Hack“-Methoden in Jira ineffektive Praktiken und könnten auf lange Sicht einige Probleme verursachen. Betrachten wir deshalb eine praktischere Methode: die Erweiterung von Jira mit dedizierten Projektmanagement-Plugins.


So verwalten Sie projektübergreifende Abhängigkeiten mit BigPicture und BigGantt

BigPicture ist eine PPM-Software, mit der Sie eine Vielzahl komplexer Projekte zusammen mit ihren abhängigen Aufgaben (Issues) erstellen und verwalten können. Es unterstützt klassische, agile und hybride Projekte. Die BigGantt-App hingegen ist eher auf klassisches Projektmanagement ausgerichtet (wobei auch die Verwendung des Gantt-Diagramms in Agile möglich ist). Dieses Tool verfügt über verschiedene Funktionen, die das projektübergreifende Abhängigkeitsmanagement zum Kinderspiel machen.

(Button BigPicture auszuprobieren for free)

(Wenn Sie noch nicht bereit sind, die 30-tägige Testversion zu starten, empfehlen wir Ihnen, die Demoseite zu besuchen, auf der Sie alle BigPicture-Funktionen ausprobieren können. Die Demo-App läuft im Browser, sodass Sie nichts installieren müssen oder ein Konto erstellen).


Ticket-Links als projektübergreifende Abhängigkeiten

BigPicture und BigGantt lassen sich nahtlos in Jira integrieren. Dadurch werden alle Issue-Links, die Sie für Ihr Projekt erstellt haben, nicht verschwendet. Wenn Sie in BigPicture eine Abhängigkeit erstellen, erscheint der entsprechende Link auch in Jira – und umgekehrt.


Folglich erstellt die App bei der Installation von BigPicture (oder BigGantt) Soft- und Strong-Links (Start to Finish; Start to Start; Finish to Finish; Finish to Start) in Jira. Sie sehen auch Ihre standardmäßigen und benutzerdefinierten Jira-Issue-Links in BigPicture. Auf diese Weise können Sie Ihre Issue-Links ganz einfach den Soft- oder Strong-Abhängigkeiten zuordnen.


Anpassen der Default-Einstellungen für Abhängigkeiten

Standardmäßig wird der Link „Blocks“ zu einem Soft-Link in BigPicture (oder BigGantt). Während die starken Links nicht zugewiesen sind.


BigPicture- und BigGantt-Zuordnungseinstellungen für Standardabhängigkeiten. Standardmäßig werden die Issue-Links „Blocks“ den Soft-Links in BigPicture zugeordnet. Während die Strong-Links vom Benutzer eingerichtet werden müssen (erweitern Sie das Dropdown-Menü unter dem jeweiligen starken Link und wählen Sie den Issue-Link aus, den Sie abgleichen möchten).

Das bedeutet, dass Sie zunächst keine starken Abhängigkeiten in Ihrem Projekt haben (da die BigPicture- und BigGantt-Apps noch nicht wissen, welche Jira-Links sich auf Ihren Zeitplan auswirken sollten). Wenn Sie also echte Abhängigkeiten zwischen Ihren Jira Issues haben möchten, können Sie dies auf zwei Arten tun:


  • Passen Sie die Abhängigkeitseinstellungen in der App-Konfiguration an. Wählen Sie aus, welcher Jira-Issue-Link Start-to-Finish, Start-to-Start oder ein anderer starker Typ sein soll. Bitte beachten Sie, dass Strong Link Mapping ein 1:1-Prozess ist. Das bedeutet, dass Sie 1 Jira Issue Link auf 1 starken Abhängigkeitstyp setzen können. Beispielsweise könnten Sie den Link „Relates“ der Abhängigkeit „End to Start“ zuordnen (siehe Screenshot unten).


Solche benutzerdefinierten Einstellungen ordnen Ihre „Relates“-Links der „End to Start“-Abhängigkeit zu.

  • Belassen Sie die Standardeinstellungen wie sie sind und erstellen Sie starke Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben manuell (mehr dazu im nächsten Abschnitt).


So erstellen Sie projektübergreifene Abhängigkeiten

In BigGantt- und BigPicture-Apps können Sie Ticks/Aufgaben (und andere Elemente wie Meilensteine) aus verschiedenen Projekten verknüpfen. Sie können auch einen externen Link erstellen, um zwei abhängige Elemente innerhalb des Scopes verschiedener Boxen verbinden.


Issue-Key Methode

Hier erstellen Sie Abhängigkeiten innerhalb Ihres Projekts, indem Sie auf die Aufgabe zeigen, die zu einem anderen Projekt gehört. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über die Aufgabe, die Sie verknüpfen möchten (entweder in einem Gantt-Diagramm oder einem Agile/Kanban-Board), damit ein kleiner Punkt auf der rechten Seite neben der Aufgabe erscheint.


Wenn Sie draufklicken, erscheint ein Fenster, in dem Sie den Ausgabeschlüssel der Aufgabe angeben, die Sie verlinken möchten. An dieser Stelle können Sie den Abhängigkeitslink angeben, den Sie erstellen möchten (Strong oder Soft).



Hier geben Sie den Namen der Zielaufgabe an und geben die Art der Abhängigkeitsverknüpfung an, die Sie zwischen zwei abhängigen Aufgaben benötigen.


Drag-and-Drop-Methode

Nach dem gleichen Verfahren klicken Sie auf den Punkt auf Aufgabe A und ziehen einen Pfeil auf Aufgabe B. In diesem Fall müssen Sie jedoch Aufgaben aus Ihrem und anderen Projekten (oder Boxen) auf Ihrem Board oder Gantt-Diagramm verfügbar haben.


Auf der rechten Seite sehen Sie zwei verschiedene Kästchen (SS und OA) für Aufgaben, die zum selben Projekt gehören. Sie können die Aufgaben, die Sie mit dem Board „Nicht zugewiesen“ (links) verknüpfen möchten, per Drag-and-Drop ablegen und dann externe Links zwischen ihnen erstellen.


Verfolgen von projektübergreifenden Abhängigkeiten

Sie können Ihre projektübergreifenden Abhängigkeiten genauso auflisten, wie Sie es mit Abhängigkeiten aus demselben Projekt tun würden.

Zunächst steht Ihnen die Infobar zur Verfügung, die sich auf der rechten Seite befindet. Es listet alle Abhängigkeiten auf und gruppiert sie nach ihrem Typ (soft und strong).


Zweitens können Sie für einen umfassenderen Überblick auf high-level Ebene zwei Berichte mit dem Reports Module (nur in BigPicture verfügbar) erstellen: den “Dependencies Report" und den "Cross-Team Dependencies report".




Der Unterschied zwischen beiden Berichten besteht darin, dass der Cross-Team-Report Eltern-Kind-Abhängigkeiten zeigt, aber nicht zwischen Aufgaben desselben Teams (Sie finden ihn im Dependencies Report). Wohingegen der Cross-Team Dependencies report keine Eltern-Kind-Abhängigkeiten enthält.


Schließlich können Sie die erweiterte JQL (Jira Query Language) von BigPicture verwenden, um die spezifischen Abhängigkeitslinks zu finden.


Cross-project dependencies: Best Practices

Hier sind einige Best Practices zum Erstellen und Verwalten von projektübergreifenden Abhängigkeiten.


Mit Stakeholdern teilen

Sie sollten Ihre Stakeholder immer auf dem Laufenden halten. Über den Projektauftrag können Sie kommunizieren, wie es im Projekt weitergeht und welche Abhängigkeiten Sie aktuell haben. Oder, wenn Sie BigGantt verwenden, können Sie eine Ansicht Ihres Projekts teilen, damit ihre Stakeholder sehen können, was Sie sehen.


Die Funktion „Share view“ generiert einen URL-Link, den Sie an Ihre Stakeholder senden können.


Gehen Sie sparsam mit projektübergreifenden Abhängigkeiten um

Projektübergreifende Abhängigkeiten können von Vorteil sein, aber Sie möchten vielleicht trotzdem so wenige wie möglich haben. Das liegt daran, dass jede Abhängigkeit Ihrer Planung ein gewisses Maß an Komplexität hinzufügt. Ganz zu schweigen davon, dass weniger Abhängigkeiten einfacher zu verwalten sind.


Vermeiden Sie das Verknüpfen von Sammelaufgaben

Eine Sammelaufgabe fasst eine Reihe von Aktivitäten zusammen. Sammelaufgaben sind laut Projektstrukturplanhierarchie Arbeitspakete (PSP-Ebene 2). Da es sich eher um eine Zusammenfassung von Aufgaben als um eine einzelne Aktivität handelt, sollten Sie ihnen keine Abhängigkeitslinks hinzufügen. Weder innerhalb Ihres Projekts noch über ein anderes Projekt hinweg. Andernfalls riskieren Sie, zirkuläre Abhängigkeiten zu erstellen und Berechnungen des kritischen Pfads zu verzerren.


Wenn Sie jedoch aus irgendeinem Grund eine solche Abhängigkeit erstellen möchten, wird BigPicture Sie nicht daran hindern.

Zwei User Stories stark miteinander verbunden in einem Projekt. Sie können die gleiche Abhängigkeit zwischen User Storys oder anderen Arbeitspaketen projektübergreifend erstellen.



Seien Sie vorsichtig beim Löschen abhängiger Aufgaben

Bevor Sie ein Projekt oder eine Aufgabe löschen, prüfen Sie, ob projektübergreifende Abhängigkeiten damit verbunden sind. Trennen Sie zuerst Abhängigkeiten und löschen Sie erst dann Ihr Projekt oder Ihre Aufgabe.



Verwenden Sie nur eine projektübergreifende Abhängigkeitsrichtung

Verknüpfen Sie Ihre Projekte nur in einer Richtung, was bedeutet, dass Sie entweder Projekt A mit Projekt B oder Projekt B mit Projekt A verknüpfen. Das Verknüpfen von zwei Projekten in beide Richtungen führt zu einem Zirkelverweis, der zu einem schwer zu dekonstruierenden Fehler führen kann. (In diesem Fall zeigt die BigPicture-App einen Fehler an.)


Wählen Sie frühe Aufgaben aus dem Nachfolgeprojekt aus

Verknüpfen Sie nach Möglichkeit Aufgaben, die früh im Zeitplan des Nachfolgeprojekts anfallen. Dadurch können Sie die Notwendigkeit projektübergreifender Abhängigkeiten reduzieren.


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